مدارک پزشکی به عنوان محک ذیقیمتی از فعالیتهای گروه بهداشتی و پزشکی و شاخص فعالیت کادر بیمارستانی، والاترین و باارزشترین اهرم برنامه ریزی و تصمیم گیری های مدیریتی در رده های اقتصادی، بهداشتی، آموزشی و پژوهشی می باشد، از اینرو درک اهمیت والای آن به مثابه توسعه تفکر و بینش اطلاعاتی است.

اهدافی که واحد مدیریت اطلاعات سلامت تأمین می کند عبارتند از: 

۱. به عنوام اساس برنامه ریزی و اطمینان از ادامه مراقبت از بیمار

۲.به عنوان ابزار ارتباطی بین پزشکان و دیگر کارکنانی که در مراقبت از بیمار سهیم می باشند.

۳.جهت تهیه مدارک مستند از جریان بیماری و درمان

۴.به عنوان اساس مطالعه ، بررسی و ارزشیابی

۵.جهت کمک و پشتیبانی قانونی از بیمار ، بیمارستان و کارکنان مسئول

۶.جهت تهیه اطلاعات برای استفاده در هزینه های درمانی

بخش مدیریت اطلاعات سلامت با هدف ارائه خدمات به بیماران، پزشکان، مدیران بیمارستانها و ارائه خدمات آموزشی و پژوهشی و حفظ مطلوب کیفیت خدمات درمانی و بهداشتی و حقوق بیماران و رعایت استانداردها با اهداف اختصاصی زیر از مهمترین بخشهای بیمارستانی بشمار می آید:
• ایجاد یک سیستم کارآمد برای نگهداری پرونده کامل بیماران

•داشتن  آمار عملیات تشخیصی و بالینی انجام شده و تجزیه و تحلیل و تفسیر آنها

•گردآوری اطلاعات علمی از پرونده ها و گزارش پزشکی آنها

•تهیه و نگهداری اندکس های  بیماران به منظور یافتم پرونده های پزشکی در مراجعات مکرر

•تهیه و نگهداری اندکس های جراحی و بیماری ها به منظور کمک در امر تحقیقات و پژوهش

•تهیه خلاصه پرونده پزشکی به منظور کمک به مراجع قانونی در امر صدور احکام

•ارزشیابی خدمات ارائه شده به بیمار توسط بیمارستان

•کمک به امر تصمیم گیری مدیریت بیمارستان در توسعه امکانات و تجهیزات بخش ها و ...

بخش مدیریت اطلاعات سلامت مراکز آموزشی درمانی ۵ آذر از چهار واحد طبق چارت زیر تشکیل شده است و زیر نظر مستقیم رئیس یا مدیربیمارستان فعالیت می کنند.

واحد پذیرش

از آنجایی که بخش پذیرش اولین گام جهت ورود بیماران به مراکز درمانی است به این نام خوانده می‌شود، اما وظیفه حفظ مدارک مربوطه به بیماران ترخیصی و فوتی، مسئولیت انتقال بیماران، برنامه‌ریزی اعمال جراحی، دادن اطلاعاتی در مورد شرایط بیمار به وی نیز به عهده واحد پذیرش می‌باشد. بنابراین واحد پذیرش بیمارستان در سازمانی که ارائه دهنده مراقبتهای حرفه‌ای برای بیماران است به عنوان قلب بیمارستان محسوب می‌گردد.

واحد بایگانی

 همانگونه که مطرح شد مدارک پزشکی عبارت است از دلیل قابل مشاهده‌ای از آنچه که در بیمارستان انجام یافته و سندسازی به موقع در مورد اقدامات بهداشتی و درمانی که برای بیماران انجام شده است.

لذا در واحد بایگانی توسط کادر واحد مذکور باید مدارک پزشکی تنظیم، تکمیل و مرتب گردد. در بررسی پرونده وجود کلیه اوراق مربوط به اقدامات خاصی که جهت بیمار در آن مرکز درمانی انجام یافته است تثبیت و با سیستمی مناسب نگهداری می گردد؛ تا امکان دستیابی به حداکثر اطلاعات در حداقل زمان در بیمارستانها و مراکز بهداشتی و درمانی مقدور شود.

واحد کدگذاری

هدف از تخصیص شماره رمز یا کد، تعیین تشخیص و تفکیک موضوعات مورد بررسی از یکدیگر و سهولت مراجعه به اطلاعات و ارائه آمارهای مختلف می‌باشد. وجود کتاب ICD منجر به هماهنگی روش اجرایی طبقه بندی بیماریها و روشهای درمانی در کشورهای متعدد و انجام کدگذاریها، راه موثری جهت طبقه‌بندی مدارک پزشکی براساس تشخیص‌های داده شده و درمانهای انجام یافته برای بیماران، بازنگری مراقتبهای بهداشت، وصول به مدارک پزشکی بطور سریع و در کوتاه مدت، تحقیق و پژوهش در زمینه بیماریها و درمان آنها و دستیابی به آمارهای بهداشتی و حیاتی در یک مرکز درمانی می‌باشد. از همه مهمتر اینکه با بکارگیری صحیح سیستم‌های کدگذاری، اطلاعات بسیار گسترده و با ارزشی در زمینه‌های مختلف آموزشی علوم پزشکی و پیراپزشکی بدست خواهد آمد. انجام اقدامات فوق منجر به بهبود شرایط بهداشتی محیط، جلوگیری و کنترل بیماریها، هماهنگی و توسعه تحقیقات پزشکی- زیستی و بهداشتی و طرح‌ریزی و اجرای برنامه بهداشتی می‌گردد. طی نمودن مراحل تعالی در بهداشت در گرو اجرای مواردی همانند پایه‌گذاری استانداردهای بهداشتی برای موارد بیولوژیکی و دارویی، دستورات بهداشتی بین‌المللی، طبقه‌بندی علتهای مرگ و میر و جمع‌آوری و انتشار اطلاعات آماری بهداشتی است.

واحد آمار بیمارستانی

آمار بیمارستانی منعکس کننده کلیه فعالیتهای مراکز درمانی می‌باشد و به دو قسمت آمارهای پزشکی و بهداشتی تقسیم می‌شود. که هر کدام بیانگر گروهی از اطلاعات قابل استناد هستند.

آمار بیمارستانی اگر به گونه‌ای صحیح جمع‌آوری شود و توسط کارشناسان فن مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد منشاء بسیار مهمی برای ارزیابی وضعیت بیمارستان و وسیله نظارتی مفیدی در دست مدیران می‌باشد. ارزیابی صحیح و آنالیز درست اطلاعات جمع‌آوری شده راهگشایی برای بهتر نمودن وضعیت پزشکی و بهداشتی مراکز بهداشتی و درمانی می‌باشد.